Scrum para Startups, Scrum para o Governo

*Por Sergio Brasil Tufik

É comum ouvirmos falar de empresas inovadoras que revolucionam o mundo, mas muitas vezes parece algo muito distante de nossa realidade. É comum nos envolvermos com bons projetos que, na prática, não conseguem sair do papel, impactando positivamente a vida das pessoas. Infelizmente, essa situação é mais comum do que gostaríamos e gera grande perda de tempo e capital, além de desmotivar as pessoas envolvidas.

No livro Scrum, Jeff Sutherland descreve a metodologia que criou para otimizar desde o desenvolvimento de softwares até o funcionamento do FBI. A ideia é bastante simples: trabalhar em equipes pequenas e autônomas para desenvolver uma solução ou produto completo, com menos divagação e mais ação, com vistas a aumentar desempenho e resultados.

Acredito que grande parte dos insights explanados no livro têm o potencial de gerar impacto tanto em startups como em departamentos governamentais enrijecidos e pesados, dando mais agilidade e eficiência aos processos.

Para quem não conhece, o Scrum foca na criação de uma equipe formado por 3 a 9 pessoas que devem entregar objetivos/cumprir metas em intervalos de tempo definidos, normalmente entre 1 a 4 semanas, que são chamados de sprint.

Nesse período, a equipe tem total autonomia para definir como entregará o resultado esperado. Vale comentar que toda entrega deve ser algo que tenha um valor palpável para o cliente. Se o usuário não perceber alguma melhoria, não tem porque ser feito.

Durante o sprint, toda a equipe deve fazer uma reunião diária sempre no mesmo horário, com duração máxima de 15 minutos, para averiguar o andamento do projeto. Nela, devem ser tratados três temas: o que foi feito no dia anterior, o que será feito hoje e quais foram os problemas encontrados. Ao final de cada sprint, a equipe deve fazer uma retrospectiva para entender os pontos positivos e negativos do processo, para continuar melhorando nos próximos ciclos.

Um ponto relevante em relação ao scrum é o planejamento. É difícil perceber, mas é comum fazermos coisas sem refletir muito ou presenciar outras pessoas delineando como será o futuro nos mínimos detalhes. Apesar de parecer bonito, planejamento excessivo é improdutivo, já que muito do que se espera que aconteça no futuro acaba não acontecendo.

Assim, o ideal é programar menos, de forma que as pessoas tenham a liberdade de fazer as melhores escolhas. Na sequência, precisamos colocar o produto ou o projeto à prova, para identificar e resolver os problemas o quanto antes. Assim, o planejamento é continuamente atualizado, estando em sintonia com a realidade, e não com um futuro imaginário previsto inicialmente.

A máxima aqui é “falhe cedo para corrigir cedo”. Não adivinhe! Planeja, faça, verifique e aja!

Outro ponto que o autor defende e que contraria o senso comum é sermos multitarefa. Segundo ele, ninguém consegue fazer várias coisas bem ao mesmo tempo. Você pode se concentrar numa coisa e depois em outra, mas tentar dividir a atenção entre duas emburrece o sujeito, tornando-o mais lento e ineficiente.

Ele comenta que é muito mais eficiente se concentrar em algo e fazer da melhor forma possível logo de primeira. Além disso, ao verificar algum erro, devemos corrigi-lo imediatamente, porque, se a correção for feita depois, levaremos cerca de 20x mais tempo para fazê-la. Em um mundo em que o tempo é cada vez mais escasso e a cobrança, constante, devemos evitar qualquer desperdício.

Um último ponto que vale destacar é que o autor comenta a importância da equipe fazer parte de um projeto maior que eles. Ou seja, que todos estejam alinhados com um mesmo propósito e que este propósito faça sentido na vida de cada um. Dessa forma, o indivíduo pode aproveitar todo o processo e não apenas o resultado, o que gera mais felicidade, a qual, por sua vez, leva a maior criatividade e produtividade. Em suma, a metodologia busca recompensar especialmente pessoas lutando para fazer algo grandioso.

Desta forma, não devemos perder nosso tempo culpando o indivíduo, porque não colheremos bons frutos. No entanto, devemos investir nossas energias para construir um sistema que prestigie o esforço, que minimize os desgastes e a burocracia, e que seja o mais ágil possível. Então, se esse não for o caso da sua empresa, como certamente não é do nosso Estado, devemos arregaçar as mangas para dar a nossa contribuição para o desenvolvimento de um sistema mais eficiente.

Certamente, o método scrum e seus alicerces podem muito corroborar com esse processo.

*Médico neurorradiologista pela USP e doutor em ciências pela UNIFESP. Diretor médico da Afip e membro do conselho administrativo da Alliar