Qual é a melhor forma de controlar entregas e expedientes no home office?

Pergunta do leitor: Qual é a melhor forma de controlar as entregas e horários dos funcionários no home office?

Resposta de Rodrigo Magalhães*: 

Embora o mercado de trabalho tenha respondido à crise com um certo repertório de soluções iniciais, como o home office, as organizações enfrentam o desafio de como ‘acelerar a curva’ de adaptação a fim de garantir a produtividade para as pessoas que estão vivenciando, entre outras coisas, este novo formato de trabalho.

É preciso entender que a experiência dos colaboradores será afetada pelo cenário no qual estão inseridos, que, em meio à crise, tipicamente será de muita pressão.

É verdade que o home office já era uma prática comum em algumas empresas. Alguns colaboradores já viviam essa realidade, porém não de forma ampla e irrestrita.

Nesse contexto, os desafios de hoje estão relacionados à gestão total de times em ambientes virtuais, o que traz novas questões para a liderança: como engajar as pessoas? Será que minha equipe está de fato trabalhando? Devo controlar início e fim de expediente? Como monitorar o desempenho?

Pensando nisso, separei quatro pontos principais que devem nortear esse novo modelo de gestão digital:

1) Primeiro, as pessoas

Precisamos entender como os profissionais estão em sua plenitude física e mental. Faz parte da gestão de times virtuais aprofundar esse entendimento, pois existe um impacto significativo na produtividade de pessoas que trabalham de casa. As empresas devem entender a rotina dos funcionários, necessidades, motivações e os receios neste novo cenário.

2) Segundo, a comunicação

Especialmente as lideranças e a área de RH devem ter muita proximidade com os times. Depois disso, é necessário alinhar algumas expectativas, desde horário de trabalho até o tipo de interação virtual que a pessoa pode ter. Além disso, proximidade gera empatia e possibilidade de acomodar eventuais demandas individuais.

Mais do que nunca, as organizações precisam se comunicar diretamente com os seus colaboradores para entender como eles estão se mantendo conectados, como estão trabalhando e como têm recebido suporte –  questões que têm impacto direto nos resultados.

3) Depois, o acompanhamento

O acompanhamento é crucial para auxiliar os líderes na gestão à distância. Mantenha interações diárias rápidas para realização de check points, definição e monitoramento de metas de curto e longo prazo, reuniões curtas de equipe toda semana, painéis com indicadores e revisões frequentes dos objetivos do time.

4) Por fim, o senso de propósito

Certamente é o ponto mais importante e é o que norteará as ações individuais e auxiliará a construção de um sentimento de pertencimento coletivo muito potente para o contexto atual em que todos estão distantes uns dos outros.

Vale ressaltar que todas essas as ações visam melhorar o ambiente de confiança, que é uma via de mão dupla entre os líderes e/ou empresa e os colaboradores.

Apesar de existirem diversos programas de rastreamento, produtividade, detecção de distrações, entre outros para organizar entregas e horários, nenhum deles vai medir o item mais importante no processo de trabalho: o engajamento das equipes. Esse é o grande motor da produtividade das organizações.

*Rodrigo é líder da área digital da consultoria Korn Ferry. Tem mais de dez anos de experiência com soluções de remuneração, desenvolvimento de liderança e pesquisas de engajamento. Formado em administração pela FGV, tem especialização em Gestão de Pessoas pela FAAP e é mestre em estratégia pelo Insper-SP.

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